AVG - Omroep Het Hogeland

Per 25 mei 2018 is in de gehele Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hierdoor heeft een organisatie meer verplichtingen bij de verwerking van persoonsgegevens dan voorheen.

Omroep Het Hogeland hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar medewerkers, donateurs en andere geïnteresseerden. Persoonlijke gegevens worden door Omroep Het Hogeland dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Omroep Het Hogeland houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de AVG stelt. .

In dit privacy protocol staat beschreven welke principes Omroep Het Hogeland hanteert bij registratie, verwerking en opslag van persoonsgegevens en gegevensbestanden. Ook gerelateerde onderwerpen zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit protocol beschreven.

Indien je medewerker wordt van Omroep Het Hogeland, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan Omroep Het Hogeland verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacy protocol te verwerken.

Wij adviseren je om dit privacy protocol aandachtig door te lezen.

Uitgangspunten

Voor een juiste verwerking van de persoonsgegevens is dit privacy protocol opgesteld (transparantie).
Omroep Het Hogeland verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens (dataminimalisatie).
Omroep Het Hogeland verwerkt alleen die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van Omroep Het Hogeland (dataminimalisatie).
Er worden geen persoonsgegevens van donateurs op de website bekend gesteld zonder toestemming van betrokkene.
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor de duur die strikt noodzakelijk is. Deze wordt vooraf vastgesteld en betrokkenen worden geïnformeerd. (dataminimalisatie).
Per persoon wordt aangegeven waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt (doelbinding en verenigbaarheid).
Betrokkenen hebben zeggenschap over hun gegevens (rechten van betrokkenen).
De gegevens worden veilig opgeslagen en Omroep Het Hogeland registreert wie toegang heeft tot de gegevens (beveiliging van gegevens).
Omroep Het Hogeland kan met documenten aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen (verantwoordingsplicht).
De inrichting van controle op de verwerking van de persoonsgegevens is in dit beleid uitgewerkt (rechten van betrokkenen).

De uitgangspunten worden hierna artikelsgewijs uitgewerkt

Artikel 1 Begripsbepaling

Onder een persoonsgegeven wordt verstaan elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat (combinatie van) informatie direct over iemand gaat dan wel naar deze persoon te herleiden is.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

Naam, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres, foto’s;
Geboortedatum, geboorteplaats;
Nummer paspoort/identiteitsbewijs;
Bankrekeningnummer;

Dus niet postadres, functioneel e-mail adres, telefoonnummer werk.

Artikel 2 Welke gegevens verwerkt Omroep Het Hogeland en voor welk doel

Bestuursleden:

Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé-e-mailadres, bankrekeningnummer, foto’s.
Voor: Correspondentie, betaling rekeningen/declaraties. Inschrijving Kamer van Koophandel, medewerker overeenkomst, publicatie foto’s op de website en in artikelen.

Vrijwilligers

Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé- e-mailadres en functie/taak binnen Omroep Het Hogeland.
Voor: Correspondentie, medewerker overeenkomst, betalen rekeningen/declaraties en publicatie foto’s op de website en in artikelen van de nieuwsbrief.

Donateurs van omroep Het Hogeland“Vrienden van omroep Het Hogeland”

Wat: Voor- en achternaam, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé-e-mailadres en bankrekeningnummer.
Voor: Correspondentie, ontvangst donaties.
E-mail berichtgeving (opt-out): Omroep Het Hogeland gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over te verstrekken. Afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing
Bewaartermijnen: Omroep Het Hogeland verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je medewerking tot een maand na beëindiging van de functie/het donateurschap.

Persoonsgegevens van stakeholders, sponsors-en/of geïnteresseerden van Omroep Het Hogeland

Wat: Voor- en achternaam, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé-e-mailadres en bankrekeningnummer, eventueel aangevuld met informatie aangedragen door stakeholder.
Voor: Correspondentie, betaling advertentieruimte.
E-mail berichtgeving (opt-out): Omroep Het Hogeland gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over te verstrekken. Afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.
Bewaartermijnen: Omroep Het Hogeland verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je medewerking tot een maand na beëindiging van de functie/het huren / inkopen van advertentieruimte of gedurende de periode dat men gezien wordt als een stakeholder, sponsor en/of geïnteresseerde.

Artikel 3 Rechten

Men kan via de secretaris een verzoek indienen om je persoonsgegevens die Omroep Het Hogeland heeft geregistreerd, in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. . Omroep Het Hogeland (bestuur) zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
Men kan de penningmeester van Omroep Het Hogeland verzoeken de persoonsgegevens van betrokkene in het donateursbestand van Omroep Het Hogeland aan te passen of uit het donateursbestand te verwijderen.
Bezwaar tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je kenbaar maken bij de secretaris.
Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacy protocol kunnen worden gericht aan de secretaris.

Artikel 4 Klachten

Indien de persoon van wie Omroep Het Hogeland persoonsgegevens heeft genoteerd een klacht heeft over de wijze waarop Omroep Het Hogeland met persoonsgegevens omgaat of je verzoeken behandelt, kan hij/zij een klacht indienen bij de toezichthouder persoonsgegevens, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 5 Het interne verwerkingsregister

Het interne verwerkingsregister bestaat uit de volgende gegevens:

Het doel van de gegevensverwerking (inschrijving nieuwe vrijwilligers, donateurs, nieuwsbrief, vergaderverslagen, website en functiebestand vrijwilligers).
De beheerders (secretaris, penningmeester).
De betrokkenen (donateurs, vrijwilligers, bestuur).
De persoonsgegevens die per doel worden bewaard.
De bewaartermijn.
Waar de gegevens worden bewaard.
Hoe ze worden beveiligd.

Artikel 6 Verwerkersovereenkomst

In een Verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over de omgang met persoonlijke gegevens tussen Omroep Het Hogeland en een externe gegevensverwerker. Na beëindiging daarvan heeft Omroep Het Hogeland alleen interne gegevensverwerkers en deelt geen herleidbare gegevens met derden.

Artikel 7 Beveiliging en opslag persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens worden verwerkt door de secretaris en penningmeester op beveiligde computers thuis. Toegang tot de betreffende database wordt verkregen door invoering van een wachtwoord.

Vergaderverslagen, website en het functiebestand vrijwilligers worden beheerd door de secretaris, het donateursregister door de penningmeester. Een wachtwoord moet worden ingevoerd om toegang te krijgen tot de betreffende database.

Artikel 8 Datalekken

Omroep Het Hogeland is verplicht alle datalekken intern te documenteren en te melden aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 9 Verantwoordelijkheid en bevoegdheid behandeling persoonsgegevens

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

Omroep Het Hogeland. KvK-nummer: 73674060 Warfstraat 1 9951BS Winsum
Binnen Omroep Het Hogeland zijn de volgende functionarissen bevoegd tot behandeling van de persoonsgegevens van de bestuursleden, vrijwilligers en donateurs van Omroep Het Hogeland:
De secretaris van Omroep Het Hogeland: secretariaat@omroephethogeland.nl
De penningmeester van Omroep Het Hogeland: penningmeester@omroephethogeland.nl

Artikel 10 Wijzigingen

Dit privacy protocol kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren om regelmatig het privacy protocol te bekijken.

Deze versie is opgesteld op 16-09 2020 te Doodstil